Agile Administration in der Schule

Agile Administration in der Schule
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Häufig dreht sich die Diskussion um eine Veränderung von Schule angepasst an eine Kultur der Digitalität um Aspekte, die den Unterricht und dessen Akteure, also die Schüler*innen und Lehrer*innen. Das ist auch richtig und wichtig, jedoch lassen sich meiner Meinung nach weitere Bereiche hinsichtlich der Punkte Aktualität und Verbesserungsbedarf betrachten.

Wozu?

Letztlich dreht es sich doch wieder um Unterricht und dessen Rahmenbedingungen, die diesen gelingen lassen sollen. Denn oftmals ist es doch so, dass administrative, schulorganisatorische Aspekte den reibungslosen Ablauf verhindern. Da ist die Verbindung vom Tablet zum Beamer, die gestern zwar noch ging, heute aber einfach nicht hergestellt werden kann. Das interaktive Whiteboard reagiert nicht mehr auf die Stifteingabe. Mein Tablet erhält keine Emails mehr und ich muss dringend noch einen Tagesordnungspunkt für die nächste Konferenz eintragen, aber dafür muss ich in der nächsten Pause ins Hauptgebäude, um zur entsprechenden Liste im Lehrerzimmer zu gelangen.

Lassen sich diese Hürden im Lehrer*innenalltag nicht auch digital überwinden?

Wie?

Im privaten Bereich haben längst gemeinsame Familienkalender, geteilte Einkaufslisten oder Terminfindungen mittels Doodle Einzug gehalten. Natürlich kann man diese Möglichkeiten auch dienstlich verwenden, aber auch noch einen Schritt weitergehen.

Auf die Idee brachte mich vor einigen Jahren mein Kollege Alexander Sali, der in einem Workshop eher beiläufig die Methode des Kanban und dessen Einsatzmöglichkeiten in einem Team vorgestellt hat.

Kanban ist eine visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung und Aufgabenverarbeitung. Laut Atlassian, einem führenden Anbieter agiler Methoden, geht es bei „Kanban“ darum, deine Aufgaben zu visualisieren, die laufenden Arbeiten zu begrenzen und die Effizienz (oder den Ablauf) zu maximieren. Kanban-Teams konzentrieren sich darauf die Zeit vom Start bis zur Vollendung eines Projektes (oder einer „User Story“) zu verkürzen.

https://blog.trello.com/de/kanban-methode

Im Prinzip geht es darum, eine Aufgabe, bei der mehrere Personen beteiligt sind, zu visualisieren und deren Prozess möglichst synchron abzubilden. Und um das Ganze möglichst produktiv zu gestalten, sollte es online zu jederzeit zugänglich sein.

Aber jetzt konkret: Welche Einsatzszenarien lassen sich denken? Wie bereits erwähnt: Im Prinzip jede, bei der Prozesse existieren, an denen mehrere Akteure beteiligt sind. Und davon gibt es in der Schule viele. Für Kolleg*innen, die gemeinsam in einer Klasse bzw. Stufe unterrichten, oder die gemeinsame Aufgaben, wie z. B. die Systembetreuung, übernehmen, Schulleitungen, Diagnostik-, Stufen- oder sonstige Teams ist diese Methode denkbar. Im Folgenden sollen einige Beispiele aufgeführt werden:

Beispiele

1. Themensammlung für die Lehrerkonferenz
Wir haben jahrelang eine Liste im Lehrerzimmer hängen gehabt, auf die die Kolleg*innen ihre Themenwünsche für die kommende Konferenz eintragen konnten. Nun ist es aber so, dass unsere Schule aus mehreren Gebäuden besteht und nicht jeder unbedingt ins Hauptgebäude kommt und somit womöglich die Liste erst am Tag der Konferenz zu Gesicht bekommt. Des Weiteren fallen zumindest mir die Themenvorschläge zu den ungewöhnlichsten Tages- und Nachtzeiten ein und meistens bin ich da gerade nicht in der Nähe der Liste. Wie schön wäre es da, zu jeder Zeit ortsunabhängig sein Thema auf diese Liste zu bringen?!
Zu diesem Zweck führen wir nun ein Kanban mit den Spalten „Themensammlung“, „Tagesordnung“ und „Wiedervorlage“. Wir vereinbarten innerhalb des Kollegiums, dass alle Kolleg*innen ihre Themen in die Spalte „Themenvorschlag“ schreiben dürfen. In der Vorbereitung auf die Konferenz wählt die Schulleitung die Themen für die finale Tagesordnung aus den Vorschlägen aus und bei Bedarf kann ein Thema für eine folgende Besprechung auf „Wiedervorlage“ gelegt werden.

Ein weiterer sehr wichtiger positiver Effekt ist der der Transparenz, die durch diese Form der Arbeit erzeugt wird. Die Kolleg*innen können Abläufe und Prozesse live mitverfolgen und können so wesentlich besser dabei sein und miteinbezogen werden.

2. Systembetreuung
Ein wichtiger und zunehmend an Bedeutung gewinnender Bereich der Systembetreuung in der Schule ist die Wartung und Instandhaltung der vorhanden Technik. Nun ist die bzw. der Systembetreuer*in meist nicht sofort greifbar, wenn ein akutes Problem auftritt.
Auch hier schafft seit diesem Schuljahr ein Kanban Abhilfe. Die Spalten „Fehlerquelle“, „Fehleranalyse“, „externe Bearbeitung“ und „erledigt“ visualisieren stets den aktuellen Bearbeitungsstand eines gemeldeten Problems. Der Vorteil besteht hier zum einen für die Kolleg*innen, da sie ihr Anliegen sofort an die richtige Stelle melden können und zum anderen für die Systembetreuung, dass ihre Aufgaben übersichtlich dargestellt und zentral gesammelt werden.

3. Schulleitung
Unsere Schulleitung besteht aus drei Mitgliedern, deren Aufgabenfelder sich manchmal überschneiden bzw. sich gegenseitig bedingen. Aktuelle Themen ploppen meist spontan auf und müssen zunächst gesammelt werden, bevor sie angegangen werden können. Hier hilft seit einiger Zeit ein Kanban in der klassischen Variante. In der Spalte „Backlog“ werden zunächst Themen gesammelt, bevor sie in die „To do“-Spalte wandern. Wird ein Thema aktiv bearbeitet, so wird sie in die Spalte „in Arbeit“ geschoben. Sobald sie erledigt ist, kann sie unter „Done“ vermerkt werden. Transparenz, Übersichtlichkeit, Sortierung nach Relevanz und vieles mehr sind gewichtige Vorteile dieser Methode. Das entsprechende Kanban ist zum einen online jederzeit erreichbar und zusätzlich wird es über einen Infoscreen im Schulleiterbüro visualisiert.

Womit?

Welche Tools können für Kanban genutzt werden? Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein Kanban online zu betreiben. Padlet, Trello, MS Planner, Nextcloud Deck sind dabei nur eine kleine Auswahl an möglichen Lösungen. Da bei uns Office365 eingesetzt wird, nutzen wir Planner von Microsoft. Dies bietet für uns noch einen weiteren Vorteil. Hier können Aufgaben einzelnen Oder mehreren Personen zugeordnet werden, die sich in der Organisation befinden. Nextcloud Deck liefert hier eine ähnliche Funktion. Grundsätzlich stellt sich bei der Wahl des Tools selbstverständlich auch die Frage nach dem Datenschutz, die ich hier allerdings nicht weiter ausführen will.

Abschließend lässt sich festhalten, dass an sinnvollen Stellen eingesetzt, diese Form der digitalen Transformation von administrativen Schullebens, eine massive Arbeitserleichterung darstellt, die sicher auf noch viele weitere Bereiche erweitert werden kann.

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare

  1. > Grundsätzlich stellt sich bei der Wahl des Tools selbstverständlich auch die Frage nach dem Datenschutz, die ich hier allerdings nicht weiter ausführen will.

    Schade, dass in dem Artikel nicht auf diese in meinen Augen enorm wichtige Frage eingegangen wurde.

    Wer dennoch Interesse an einem Tool hat, was datenschutzkonform auf eigenen Servern gehostet werden kann ohne Microsoft oder anderen Anbietern seine Daten feilzubieten, der darf sich gerne WeKan ansehen (https://wekan.github.io/). Ist mittels Docker-Compose Container in wenigen Minuten aufgesetzt, läuft 1A und kann locker mit Trello mithalten.

    Bei Fragen / Interesse an weiteren Informationen freue ich mich über eine Nachricht. Meine Kontaktdaten findest du hier: andersgood.de/kontakt

    1. Firmlager99

      Super und vielen Dank!
      Mir ging es nicht darum, der Frage ihre Bedeutung abzusprechen; ganz im Gegenteil! Ich sehe mich nur nicht in der Lage, der Frage vollends gerecht zu werden.
      Danke für Ihren Hinweis!

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